Guía completa: Llamadas integradas en tu CRM
Sibila es mucho más que un sistema de telefonía en la nube; es una plataforma diseñada para transformar la forma en que tu institución educativa se comunica con sus estudiantes. Con una configuración adecuada, podrás gestionar llamadas, mensajes, reportes y equipos desde un solo lugar, garantizando eficiencia, control y un alto nivel de profesionalismo. Requisitos técnicos previos para empezar Antes de sumergirte en todas las funcionalidades, asegúrate de cumplir con estos requisitos básicos: Conexión a Internet estable y segura: Recomendamos un mínimo de 10 Mbps por usuario para llamadas en HD. Auriculares con micrófono o teléfonos IP compatibles: (Opcional, pero recomendado para mejor calidad). Navegador actualizado: Utiliza Chrome, Firefox o Edge. Configuración de red optimizada: Asegúrate de habilitar puertos UDP para tráfico de voz, desactivar firewalls restrictivos y priorizar el tráfico VoIP si compartes la red. Funcionalidades clave para potenciar la conexión con tus estudiantes 1. Llamadas globales: Realiza y recibe llamadas en todo el mundo. Esto es ideal para equipos de admisiones o soporte estudiantil que necesitan operar con libertad, sin preocuparse por costos adicionales por minuto. Configuración técnica: Verifica que el número esté habilitado para llamadas entrantes y salientes. Consejo de seguridad: Usa autenticación de doble factor para acceder al panel de administración. 2. Tu centro de contacto en la nube: Activa tu centro de contacto en minutos. Integra llamadas y SMS en un solo lugar, con funciones como interrupción de llamadas, marcación automática y métricas de rendimiento. Todo es accesible desde cualquier lugar, sin necesidad de infraestructura física. Cómo configurar: Crea tus equipos de atención (admisiones, bienestar estudiantil, soporte técnico) y asócialos a números telefónicos. Recomendación clave: Conecta tu cuenta de Sibila directamente con tu Tivenos CRM para centralizar toda la información y el historial de comunicaciones. 3. SMS bidireccionales para mayor interacción: Interactúa con tus estudiantes de forma rápida y efectiva a través de mensajes de texto. Usa números locales y envía mensajes unidireccionales a más de 100 países con cobertura global garantizada. Ideal para: Recordatorios: De clases, exámenes o eventos. Confirmaciones: De matrícula o citas. Campañas Breves: Promociones de cursos o eventos. 4. Números locales personalizados: Haz que tus estudiantes te encuentren fácilmente. Obtén números locales en tu país o en cualquier otro donde tu institución tenga presencia. También puedes asignar números personalizados a tus empleados (tutores, coordinadores) con el código de área que prefieran, ideal para equipos remotos. 5. Gestión de contactos centralizada: Importa contactos de manera masiva y centraliza la gestión de tus estudiantes. Podrás ver historiales de llamadas, analizar patrones de comunicación y encontrar oportunidades de mejora en la experiencia del estudiante. Funciones clave: Asociación automática con historial de llamadas y segmentación por etiquetas o grupos. 6. IVR (Respuesta de voz interactiva) profesional: Crea menús de atención automatizados para redirigir a los estudiantes al área adecuada y mejorar su experiencia con mensajes de bienvenida personalizados. Consejo: Usa texto a voz o audios grabados profesionalmente. Personaliza por idioma o por programa educativo. 7. Colas de llamadas y monitoreo en vivo: Organiza a tus agentes en equipos para recibir llamadas de forma secuencial o simultánea. Además, monitorea en tiempo real el estado de las llamadas, quién está hablando y cuánto tiempo lleva en la conversación. Esto te permite garantizar un servicio de calidad y optimizar la gestión de tu equipo. 8. Marcador automático y etiquetas/notas: Optimiza las campañas de llamadas salientes (por ejemplo, para seguimientos de aspirantes o encuestas de satisfacción) con un sistema de marcación inteligente. Además, clasifica cada llamada con etiquetas y notas importantes para dar seguimiento a cada interacción. 9. Grabación de llamadas y horarios hábiles: Graba y analiza tus llamadas para garantizar la calidad del servicio y mejorar la atención. Configura horarios de atención por zona horaria y gestiona automáticamente las llamadas fuera de este horario o durante feriados, redirigiéndolas a un buzón de voz. 10. Mensajes por WhatsApp y acciones Inteligentes: Tras una llamada no atendida, puedes enviar automáticamente un mensaje de voz a través de WhatsApp. Además, programa acciones automáticas cuando un agente esté ocupado (desvíos, cola de espera o envío a buzón de voz). Incluso puedes enviar encuestas de satisfacción por WhatsApp después de una interacción. 11. Reportes e informes detallados: Genera informes detallados con base en el historial de llamadas. Analiza el volumen de llamadas, la duración promedio y los resultados por agente o equipo para tomar decisiones estratégicas y mejorar continuamente tus procesos de comunicación con los estudiantes. Optimiza cada interacción con tus estudiantes Integrar Sibila con Tivenos te permite ir más allá de la gestión tradicional. Es una herramienta poderosa para personalizar la comunicación, mejorar el soporte y potenciar la relación de tu institución con cada estudiante a lo largo de su trayectoria. ¿Listo para transformar la forma en que tu institución se comunica?
Formularios web inteligentes: Potencia tu marketing con Tivenos CRM
Maximiza tu estrategia de generación de leads con formularios web inteligentes Las campañas de marketing más exitosas tienen un elemento en común: generar leads cualificados para el equipo de ventas. En Tivenos entendemos esta necesidad y hemos desarrollado una solución integral con formularios web inteligentes que transforman cualquier punto de contacto digital —desde landing pages hasta formularios de contacto— en potentes herramientas de captación. Con Tivenos CRM , cada interacción con tu sitio web se convierte en una oportunidad para alimentar tu embudo de ventas, captando información valiosa de forma automática y sin fricciones. ¿Cómo potenciamos tu negocio con formularios web inteligentes? Captura estratégica de visitantes con alta intención de compra Identifica y conecta al instante con aquellos visitantes que muestran signos claros de interés, maximizando las probabilidades de conversión con interacciones inmediatas y personalizadas. Automatización integral del proceso de captación de leads Elimina tareas manuales y repetitivas con un sistema que no solo genera lleva de forma automática, sino que también los asigna al representante más adecuado según criterios predefinidos. Respuestas automáticas personalizadas en tiempo real Mantén el interés del prospecto con confirmaciones instantáneas y mensajes relevantes que se activan en el momento exacto en que el visitante comparte su información. Diseña formularios profesionales sin conocimientos técnicos Lanza tus campañas de marketing digital en cuestión de minutos. Nuestro intuitivo editor de formularios web utiliza una interfaz de arrastrar y soltar que permite: Seleccione campos personalizados según sus necesidades específicas Aplicar estilos visuales coherentes con tu marca. Configurar reglas de validación para garantizar datos de calidad Implementar todo sin escribir una sola línea de código Integración directa con tu ecosistema de ventas Optimiza tu proceso de captación con formularios web que envían los datos directamente a Tivenos CRM . Nuestra solución: Verifica automaticamente la informacion recibida Aplicación de criterios de aprobación predefinidos Asigna lidera a representantes mediante algoritmos de distribución equitativa Activa flujos de trabajo automáticos para seguimiento inmediato Este enfoque integrado elimina la necesidad de exportación e importación manual de datos, reduciendo errores y acelerando el tiempo de respuesta a nuevos leads. Implementación flexible en cualquier plataforma digital Los formularios web de Tivenos CRM están diseñados para integrarse perfectamente en cualquier ecosistema digital: Sistemas de gestión de contenidos (WordPress, Joomla, Drupal) Plataformas de landing pages (Unbounce, Google Sites) Sitios web personalizados Aplicaciones móviles Con opciones de alojamiento flexibles, puedes implementar tus formularios donde más necesites captar leads. Optimización basada en datos para maximizar conversiones Transforma tus formularios web en herramientas de captación cada vez más efectivas con nuestro potente sistema de análisis de rendimiento . Análisis detallado de interacciones con formularios Toma de decisiones informadas basadas en claves métricas: Tasa de conversión por formulario Datos geográficos de visitantes Rendimiento individual de cada campo Atribución directa de ingresos generados Identificación y eliminación de puntos de fricción Descubre por qué los visitantes abandonan tus formularios antes de completarlos: Tiempo medio dedicado al formulario Tasas de abandono por campo Patrones de comportamiento del usuario Campos problemáticos que generan abandono Optimización multiplataforma Con el constante crecimiento del tráfico móvil, Tivenos CRM te permite analizar el rendimiento de tus formularios en diferentes dispositivos: Segmentación de datos por tipo de dispositivo Identificación de problemas específicos por plataforma Optimización adaptativa para mejorar conversiones en todos los canales Testing A/B para formularios de máximo rendimiento Experimenta científicamente para encontrar la combinación ganadora: Prueba diferentes campos, diseños y textos. Controla la duración de las pruebas y la distribución del tráfico Implementa automáticamente la versión con mejor rendimiento. Calificación inteligente de leads para acciones inmediatas No todos los leads tienen el mismo valor. Tivenos CRM te permite filtrar automáticamente los leads realmente cualificados: Establece criterios de calificación personalizados Aprueba leads que cumplen tus parámetros de calidad Asignar tareas de seguimiento inmediato al equipo comercial Optimiza recursos enfocándote en los prospectos con mayor potencial Transforma tu estrategia de captación digital con Tivenos CRM . Prueba hoy nuestra solución integral de formularios web inteligentes y descubre el potencial oculto en tu tráfico web. ¿Necesitas una solución personalizada para tu sector? Nuestros especialistas en experiencia educativa están listos para ayudarte. Contáctanos hoy mismo
Optimización de admisiones con un CRM Educativo
El proceso de admisiones es crucial para atraer estudiantes ideales. Sin una estrategia y herramientas adecuadas, se vuelve complejo e ineficiente. Un CRM educativo es un aliado estratégico para automatizar, personalizar y optimizar cada fase del embudo de admisiones. ¿Por qué un CRM Educativo impulsa tus admisiones? Un CRM educativo transforma la interacción con futuros estudiantes, optimizando la gestión de admisiones. No es solo un gestor de contactos, sino una plataforma para una gestión inteligente y eficiente. 1️⃣ Automatización Inteligente: Programa respuestas, recordatorios y seguimiento personalizado. Flujos de trabajo automáticos nutren a los aspirantes con información relevante, ahorrando tiempo y asegurando comunicación oportuna. 2️⃣ Gestión centralizada de aspirantes: Almacena toda la información (contacto, historial, documentos, intereses) en un único lugar, facilitando el acceso rápido y una visión completa del aspirante para una atención personalizada. 3️⃣ Análisis profundo y mejora continua: Genera reportes en tiempo real del embudo de admisiones, detectando cuellos de botella, identificando fuentes efectivas y analizando tasas de conversión para decisiones basadas en datos y optimización continua. 4️⃣ Segmentación y personalización impactante: Segmenta prospectos por intereses, nivel o campaña para personalizar la comunicación con mensajes relevantes, fortaleciendo la conexión y aumentando la efectividad de las campañas. Beneficios clave de un CRM en Admisiones – Mayor eficiencia en la captación de estudiantes– Mejora en la tasa de conversión de aspirantes a matriculados– Optimización del tiempo del equipo de admisiones– Experiencia más fluida para los futuros estudiantes Tivenos: La solución para optimizar tus admisiones Con Tivenos, puedes gestionar cada etapa del proceso de admisión con herramientas avanzadas de automatización, segmentación y análisis. Ahorra tiempo, reduce errores y mejora la experiencia de tus aspirantes. Transforma tus admisiones: Descubre el poder de Tivenos CRM en www.tivenos.com ¡Solicita tu demo y optimiza tu proceso de admisiones ahora!
Guía rápida para el envío de templates en Sibila
Tipos de Templates en Sibila Templates básico •Respuestas rápidas y notificaciones en tiempo real o con delay. Templates dinámicos •Mensajes personalizados usando variables como {nombre} o {estado_pedido}. Templates para envío masivo •Campañas promocionales para múltiples contactos al mismo tiempo. Configuración de templates básicos • Accede a configuración de templates → Selecciona “Nuevo Template Básico” → Define el mensaje y el tiempo de envío (en tiempo real o con delay)→ Guarda. Configuración de templates dinámicos Selecciona “Nuevo Template Dinámico” → Agrega variables en el mensaje → Configura la fuente de datos → Guarda. Configuración de templates para envío masivo • Accede a configuración de templates → Selecciona “Template para Envío Masivo” → Define el contenido y el público objetivo → Programa el envío. Recomendaciones de Uso •Segmenta bien a tus contactos. • Usa variables dinámicas para personalizar. •Realiza pruebas antes de campañas masivas. Los templates en Sibila optimizan la comunicación masiva y personalizada con tus estudiantes.
Llamadas automáticas: Potencia tu comunicación
¿Qué es un marcador automático en CRM? Un marcador automático es una herramienta poderosa que permite realizar llamadas a clientes y prospectos de manera automática, directamente desde tu CRM. Se integra perfectamente con tu base de datos, lo que te permite gestionar y registrar todas las actividades de las llamadas en un solo lugar. Es una herramienta que automatiza las llamadas salientes, ideal para mejorar la productividad de los agentes. Ventajas de la automatización de llamadas: Aumento de la productividad: Realiza más llamadas en menos tiempo, optimizando el trabajo de tu equipo. Automatización de tareas repetitivas: Olvídate de marcar números manualmente y dejar mensajes de voz. El sistema lo hace por ti. Grabación de llamadas: Mejora la calidad de la atención al cliente al analizar las grabaciones de las conversaciones. Distribución Inteligente de llamadas: Asigna llamadas a los agentes disponibles de manera eficiente, minimizando los tiempos de espera. Generación Automática de leads: Convierte cada llamada recibida en un nuevo lead en tu CRM, sin esfuerzo adicional. Seguimiento automatizado: Crea tareas de seguimiento después de cada llamada para no perder ninguna oportunidad. Comunicación multicanal: Envía mensajes de WhatsApp automáticamente después de cada llamada para mantener una comunicación fluida. Números múltiples: Administra varias líneas de entrada y salida para gestionar diferentes campañas desde una sola plataforma. Grupos de timbre: Crea grupos de timbre para dirigir las llamadas a los agentes correctos según áreas, regiones o productos. Ajuste de tiempos de espera: Mejora la productividad de los agentes ajustando el tiempo de espera entre llamadas a clientes potenciales. Automatización de listas de contacto: Permite automatizar el proceso de marcar una lista de contactos cargados. ¿Cómo funciona? Carga de contactos: Carga fácilmente una lista de contactos en el marcador automático desde tu CRM. Marcado automático: El software marca los números de contacto de forma secuencial. Conexión con agentes: Las llamadas se conectan automáticamente con los agentes disponibles. Registro en CRM: Todos los detalles de las llamadas se registran automáticamente en tu CRM. Cómo lanzar una campaña de marcado automático: Crear una nueva campaña. Importar contactos para la campaña. Personalizar la campaña. Lanzar la campaña. Beneficios clave para Instituciones Educativas: Mejora la calidad de la atención: Analiza las grabaciones de las llamadas para identificar áreas de mejora y optimizar la comunicación con estudiantes y prospectos. Incrementa la eficiencia en la captación: Genera leads automáticamente con cada llamada recibida, aumentando las oportunidades de inscripción. La integración de un sistema de llamadas automáticas en tu CRM es una inversión estratégica que puede transformar la comunicación de tu institución educativa. Con Tivenos, puedes aprovechar al máximo esta tecnología y llevar la gestión de tus contactos al siguiente nivel. ¿Quieres descubrir cómo la automatización de llamadas puede beneficiar a tu Institución Educativa? ¡Contáctanos para una demostración personalizada! www.tivenos.com
