Sibila es mucho más que un sistema de telefonía en la nube; es una plataforma diseñada para transformar la forma en que tu institución educativa se comunica con sus estudiantes. Con una configuración adecuada, podrás gestionar llamadas, mensajes, reportes y equipos desde un solo lugar, garantizando eficiencia, control y un alto nivel de profesionalismo.
Requisitos técnicos previos para empezar
Antes de sumergirte en todas las funcionalidades, asegúrate de cumplir con estos requisitos básicos:
- Conexión a Internet estable y segura: Recomendamos un mínimo de 10 Mbps por usuario para llamadas en HD.
- Auriculares con micrófono o teléfonos IP compatibles: (Opcional, pero recomendado para mejor calidad).
- Navegador actualizado: Utiliza Chrome, Firefox o Edge.
- Configuración de red optimizada: Asegúrate de habilitar puertos UDP para tráfico de voz, desactivar firewalls restrictivos y priorizar el tráfico VoIP si compartes la red.
Funcionalidades clave para potenciar la conexión con tus estudiantes
1. Llamadas globales: Realiza y recibe llamadas en todo el mundo. Esto es ideal para equipos de admisiones o soporte estudiantil que necesitan operar con libertad, sin preocuparse por costos adicionales por minuto.
- Configuración técnica: Verifica que el número esté habilitado para llamadas entrantes y salientes.
- Consejo de seguridad: Usa autenticación de doble factor para acceder al panel de administración.
2. Tu centro de contacto en la nube: Activa tu centro de contacto en minutos. Integra llamadas y SMS en un solo lugar, con funciones como interrupción de llamadas, marcación automática y métricas de rendimiento. Todo es accesible desde cualquier lugar, sin necesidad de infraestructura física.
- Cómo configurar: Crea tus equipos de atención (admisiones, bienestar estudiantil, soporte técnico) y asócialos a números telefónicos.
- Recomendación clave: Conecta tu cuenta de Sibila directamente con tu Tivenos CRM para centralizar toda la información y el historial de comunicaciones.
3. SMS bidireccionales para mayor interacción: Interactúa con tus estudiantes de forma rápida y efectiva a través de mensajes de texto. Usa números locales y envía mensajes unidireccionales a más de 100 países con cobertura global garantizada. Ideal para:
- Recordatorios: De clases, exámenes o eventos.
- Confirmaciones: De matrícula o citas.
- Campañas Breves: Promociones de cursos o eventos.
4. Números locales personalizados: Haz que tus estudiantes te encuentren fácilmente. Obtén números locales en tu país o en cualquier otro donde tu institución tenga presencia. También puedes asignar números personalizados a tus empleados (tutores, coordinadores) con el código de área que prefieran, ideal para equipos remotos.
5. Gestión de contactos centralizada: Importa contactos de manera masiva y centraliza la gestión de tus estudiantes. Podrás ver historiales de llamadas, analizar patrones de comunicación y encontrar oportunidades de mejora en la experiencia del estudiante.
- Funciones clave: Asociación automática con historial de llamadas y segmentación por etiquetas o grupos.
6. IVR (Respuesta de voz interactiva) profesional: Crea menús de atención automatizados para redirigir a los estudiantes al área adecuada y mejorar su experiencia con mensajes de bienvenida personalizados.
- Consejo: Usa texto a voz o audios grabados profesionalmente. Personaliza por idioma o por programa educativo.
7. Colas de llamadas y monitoreo en vivo: Organiza a tus agentes en equipos para recibir llamadas de forma secuencial o simultánea. Además, monitorea en tiempo real el estado de las llamadas, quién está hablando y cuánto tiempo lleva en la conversación. Esto te permite garantizar un servicio de calidad y optimizar la gestión de tu equipo.
8. Marcador automático y etiquetas/notas: Optimiza las campañas de llamadas salientes (por ejemplo, para seguimientos de aspirantes o encuestas de satisfacción) con un sistema de marcación inteligente. Además, clasifica cada llamada con etiquetas y notas importantes para dar seguimiento a cada interacción.
9. Grabación de llamadas y horarios hábiles: Graba y analiza tus llamadas para garantizar la calidad del servicio y mejorar la atención. Configura horarios de atención por zona horaria y gestiona automáticamente las llamadas fuera de este horario o durante feriados, redirigiéndolas a un buzón de voz.
10. Mensajes por WhatsApp y acciones Inteligentes: Tras una llamada no atendida, puedes enviar automáticamente un mensaje de voz a través de WhatsApp. Además, programa acciones automáticas cuando un agente esté ocupado (desvíos, cola de espera o envío a buzón de voz). Incluso puedes enviar encuestas de satisfacción por WhatsApp después de una interacción.
11. Reportes e informes detallados: Genera informes detallados con base en el historial de llamadas. Analiza el volumen de llamadas, la duración promedio y los resultados por agente o equipo para tomar decisiones estratégicas y mejorar continuamente tus procesos de comunicación con los estudiantes.
Optimiza cada interacción con tus estudiantes
Integrar Sibila con Tivenos te permite ir más allá de la gestión tradicional. Es una herramienta poderosa para personalizar la comunicación, mejorar el soporte y potenciar la relación de tu institución con cada estudiante a lo largo de su trayectoria.
¿Listo para transformar la forma en que tu institución se comunica?
