En la gestión educativa y comercial, manejar una base de leads de forma eficiente es fundamental para maximizar la conversión y mejorar la organización del equipo. En este artículo, te compartimos estrategias clave para estructurar, priorizar y gestionar tus contactos con el apoyo de un CRM como Tivenos powered by Zoho.
La importancia de priorizar y organizar tu base de leads
Una base de datos bien organizada es clave para mejorar la toma de decisiones y optimizar la gestión diaria. En Tivenos, recomendamos el uso de filtros guardados dentro del CRM para visualizar rápidamente en qué etapa se encuentra cada prospecto. Esto te permite enfocarte en los leads con mayor potencial y realizar seguimientos más efectivos.
✅ Ejemplo de filtro guardado
Si queremos visualizar los leads en «Intento de Contacto 2», podemos aplicar el filtro:
Estado de Lead → ES → «Intento de Contacto 2»
De esta manera, el CRM mostrará automáticamente cuántos leads cumplen esta condición, lo que permite un seguimiento más estructurado y eficiente.
Gestión efectiva de cada lead
Cuando ingresamos a la ficha de un lead en el CRM, encontramos información clave como:
Datos personales
Fuente de origen
Estado actual
Intereses del prospecto
Historial de interacciones
Es crucial no solo confiar en los datos automáticos del CRM, sino también complementar con notas y actividades para optimizar la gestión.
Notas: La clave para recordar cada interacción
Las notas permiten registrar detalles importantes de cada contacto, ayudando a personalizar las futuras interacciones. Por ejemplo:
Ejemplo: Si un lead menciona que asistirá a un evento importante, puedes anotarlo y mencionarlo en la siguiente llamada: «¡Hola Pepito! ¡Espero que hayas disfrutado la fiesta de egresados!»
Actividades: Nunca pierdas un seguimiento
El CRM de Tivenos permite agendar recordatorios automáticos para hacer seguimiento a cada lead.
Ejemplo de programación de llamadas:
Agregar nuevo → «Llamar»
Programar una llamada
Seleccionar fecha y hora
Guardar
Cuando llegue la fecha programada, recibirás una notificación en el CRM para contactar al lead a tiempo.
Estandariza tu proceso para optimizar la conversión
Tener un método estandarizado para gestionar leads garantiza calidad y eficiencia en la conversión. Te compartimos dos flujos de trabajo según el tipo de contacto:
Gestión de Leads
Llamar al prospecto
Verificar el programa de interés
Cerrar actividades pendientes
Actualizar el estado del lead
Registrar una nota con detalles clave
Gestión de Oportunidades
Llamar al prospecto
Revisar notas previas
Cerrar actividades pendientes
Cambiar el estado si es necesario
Registrar una nueva nota con información relevante
Programar una nueva actividad de seguimiento
Estos procesos ayudan a mantener un control efectivo de la gestión y asegurar que ningún lead quede sin seguimiento.
¡Optimiza tu gestión y potencia tus resultados!
Adoptar estas buenas prácticas te permitirá organizar mejor tu base de leads, optimizar tu tiempo y mejorar la conversión. Un CRM como Tivenos te ofrece herramientas clave para que tu gestión diaria sea más eficiente y efectiva.
¡Empieza hoy mismo a aplicar estos TivenosTip !
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